當你想削減你的參展預算時，首要原則是你想保留什么。
削減展會預算是一件兩難的事情。公司管理層只會要求你削減預算，但是什么項目該保留，什么可以削減他們不會有明確的或具體的指示。這個責任就由負責參展的人員來承擔。這不是一件容易的事情，因為如果作了錯誤的決定，可能首先就會影響你的工作。
對不同的公司和展會而言，決定削減哪一部分的預算是不同的，并沒有一個統(tǒng)一的標準。當決定什么該保留什么應該削減時，主管參展的經理就會陷入困境之中，某些項目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？
對某些公司來說，聚會就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對另一些公司來說，招待會對于建立和維系客戶關系是必須的，因此，這些都不可削減。新聞發(fā)布會對某些公司是不需要的奢侈品，但是對另一些公司來說，使媒體不斷地對公司的新產品和新服務保持關注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。
無論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預算規(guī)律中學些什么，這是從許多次的實驗和錯誤中總結出來的削減預算的重要規(guī)律。
可以削減的預算在我們討論什么費用必須支出之前，讓我們先看看什么費用容易削減。有幾種方式可供選擇。
1.盡量減少贈品的費用現場的展會管理者對此可能會有抱怨，但他們會理解的。無論如何，贈送會使你產生這樣的想法“這個人可能不是我們的目標客戶”，英特爾公司一位曾經負責參展的專家這么認為，他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項目。英特爾公司在展會上用于贈送的花費從5000美元到3萬美元不等，特別在一些大型展會上，比如：在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個展會并送出相應的贈品，那么可能節(jié)約的費用將達到6位數。
即使你沒有參加那么多展會，你也可以計算一下在贈品方面節(jié)約的費用：根據最近的一項調查，贈品是提高預算的典型開支，經常占到展會預算的8-12%。英特爾參加COMDEX展會時在贈品上花費了大約3萬美元，占總的參展費用的1.5%。
2.降低展位清潔服務的費用在一些小的展位上，比如說，10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如40×50、50×50或者50×70英尺的展位，可能有專門的清潔工人來清掃垃圾或者廢料。不過有經驗的管理者就會要求清潔工人在展位剛搭建好的時候來打掃一次，而不是每天有專人打掃。因為過了第一天之后，展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費用一年平均每個展會可以節(jié)約1800美元到10000美元，而且也不會降低展位活動的水準。
3.不租植物省去眼花繚亂的盆景，你可以節(jié)約250美元到1800美元。有的公司一年可以節(jié)約5000美元，展位也不會顯得沒有生氣。
4.展位上少裝電話展位上的電話能滿足需要就行了。通常在展位上拉一根電話線要250美元開銷，如果少裝幾門電話就能減少很多費用。少裝電話的好處還在于可以使你的員工少打未經批準的長途電話。
不可削減的費用每一個老練的展會管理者都會有自己的經典原則，決定什么花銷是必須的，參展商也可以從這些經驗中學到更多。
