展會前期：物流運費的期望

回答以下12個問題，以確保你的展品按時和預算到達。

在我長達27年的展覽專業(yè)生涯中，我花了很多年的時間，向面對面的市場營銷新手教授這個行業(yè)的工具。從不正確完成的文件到不稱職的卡車司機，任何事情都可以阻止你的展覽在需要的時間和地點出現(xiàn)。為了幫助你避免任何昂貴的、令人頭痛的錯誤，這里有12個問題，我建議你在每次你準備把你的展覽送到路上的時候找到答案。香港國際戶外及科技照明博覽會

1。你運輸什么?

向你的運輸承運人提供貨物的準確數(shù)量，包括貨物的尺寸和類型，例如，板條箱，地毯，襯墊包裝，托盤和紙箱。該信息允許承運人在拖車或飛機上分配適當?shù)目臻g，并向您提供一個相當準確的成本估計。也要告知承運人關于你的貨物的任何特別指示，例如，如果你的箱子必須站起來，如果它們不能堆放，或者如果箱子是在滾筒上，必須被鎖住并綁在卡車的墻壁上以保證它們的安全。

2。你還需要什么?

確認你的貨物裝卸所需的特殊設備。盡管這些項目可能被許多專業(yè)的貿(mào)易展覽公司視為標準設備，但除非你要求，否則它們可能無法在你的卡車上使用-并且愿意支付額外費用。特色項目包括移動托盤的托盤千斤頂或板條箱從碼頭到卡車,多利羊的大盒子和移動設備,堆垛機酒吧疊加和保護貨物,系緊皮帶與棘輪運輸過程中防止貨物移動、和移動緩沖墊運費,不是用板條箱包裝的或托盤化。

3。你們這批貨的價值是多少?

許多缺乏經(jīng)驗的展覽經(jīng)理認為，如果他們的貨物丟失，承運人可以承擔責任。但在大多數(shù)情況下，你的運營商只會提供最低的估值，即所謂的“釋放價值”，通常在每磅0.30美元到0.60美元之間。如果你需要支付你的貨物在整個運輸過程中的重置價值，你可以從承運商那里以1000美元的增量購買額外的價值。然而，最經(jīng)濟的方式來支付貨物的價值是購買“門到門”的全險保險作為你的公司保險的附加條款。與你公司的風險管理部門合作，確定你的整批貨的重置價值，以及你想用你的免賠額承擔多少風險。

4。你的貨物什么時候被你的司機接走?

你方承運人的預算報價將根據(jù)具體的提貨和交貨日期和時間，并考慮到所涵蓋的英里數(shù)。如果你的貨物在那個提貨日期還沒有準備好上路，你可能會招致“取消提貨費”，你的貨物可能需要加急。你可能需要增加另一名司機，或者改變從地面運輸?shù)娇者\的方式，這兩個都是比較昂貴的選擇。

5。你的司機在哪里收你的運費?

承運商是否擁有所有預定取貨地點的完整地址和聯(lián)系信息(例如，您的陳列室、公司辦公室、市場抵押品履行室、促銷供應商等)?你的運營商可以處理多個地點，但我看到由于參展商沒有提供具體的時間，而沒有提供具體的時間，也沒有提供準確詳細的聯(lián)系信息。

6。你們的運費到哪里去?

不讓你的貨物到達展會的最快方法是提供不準確或不完整的運輸信息。但是從A點到B點的運費比填寫標簽貼在盒子上要多得多。你的運輸訂單和提貨單將告訴你的承運人你的貨物是去展會的提前倉庫還是直接去展會現(xiàn)場。承運商通常不需要等很長時間就能在預先的倉庫卸貨，因為貨物到達的時間更長。但是，如果碼頭很忙，或者綜合服務承包商(GSC)沒有足夠的勞動力或設備，在編組站等待的時間可能會很長——甚至是通宵。這種等待時間通常被稱為拘留，它可能導致額外的費用來補償司機。它還可能引起延遲的多米諾效應，從而影響您的安裝和人工成本。

7。什么是送貨窗口?

提供最早和最晚的日期，何時接受運費在先期倉庫或在展會，注意GSC是否為直接到現(xiàn)場的交付設定了指定的目標。您可以在《參展商服務手冊》的物料處理部分找到提前交付倉庫和直接交付的日期和時間。還包括司機可以用你的貨物在調(diào)車場登記的時間。沒有提供這些信息給你的承運商就像玩俄羅斯輪盤賭你的設置時間表，沒有告訴你什么時候你會得到你的貨物。

8。展會或活動場所的全名是什么?

如果航空公司沒有提供具體的街道地址或大廳名稱，可能會出現(xiàn)混亂，尤其是在大城市。我目睹了在擁有多個展覽設施的城市里，貨物被運送到錯誤的會議中心，以及運送到錯誤的萬豪或希爾頓酒店，因為在大都市地區(qū)可能有多個連鎖酒店。

9。您的全名和展位號是什么?

檢查你的提貨單和裝運標簽是否與你的名字出現(xiàn)在展覽的參展商名單和目錄中相符。碼頭上的勞動人員能夠?qū)⒇浳镞\送到現(xiàn)場的正確位置，這與他們將標簽上的內(nèi)容與目錄和樓層平面圖上的內(nèi)容進行比較的能力是直接相關的。另外，由于很多展會都有類似的縮略詞，我建議在你們所有的運輸材料上都加上展會的全名。

10。哪個GSC運行碼頭?

由于展會的GSC管理著提前的倉庫、編組場和運輸碼頭，所以最好在入境提單和地址標簽上注明。在一些城市，會議中心太大了，他們經(jīng)常同時舉辦多個展覽。因此，我喜歡在標簽上加上一個“關心”的指示符，后面跟著GSC的名稱。這樣，如果我的司機出現(xiàn)在錯誤的碼頭，他或她更容易被重定向到正確的區(qū)域。

11。調(diào)車場在哪里?

要幫助你的司機定位展覽的編組站，包括地圖和/或地點的地址。(此信息通常包含在您的參展商手冊中。)不管展會是什么，編組場通常都在會議中心附近的空地上，但根據(jù)司機的經(jīng)驗和GSC的方向性標志的準確性，很難找到它們。事實上，我讓司機錯過了他們預定的簽到時間，因為他們沒有固定的地址進入他們的GPS——這是一個代價高昂的錯誤，因為他們在兜圈子，試圖找到難以捉摸的簽到點。

12。你們貨物的最終目的地是哪里?

你的貨物是單程的還是往返的?我很驚訝有多少參展商沒有預訂與同一運輸公司的往返運費。在每一場演出結(jié)束時，由于參展商沒有安排一艘航空公司來接他們，一筆荒唐的運費就會被迫退回到GSC。所以提前計劃，確保你的貨物盡快、安全、低成本地運回，只要確保你預定了往返的貨物。

我所見過的最好的廣告來自一個專門的展覽承運商，其中包括一輛貨車的照片和“內(nèi)容:一個展銷經(jīng)理的整個職業(yè)生涯?！蓖ㄟ^避免上述的錯誤和疏忽，您可以確保您的展品運費是安全的，并且在您需要的時候，您可以在展會現(xiàn)場——您的職業(yè)也是完整的。